Nel mondo delle trasferte aziendali non esistono solo i casi di abuso delle note spese. Esiste anche il fenomeno opposto, meno visibile ma sempre più diffuso: la cosiddetta “ansia da rimborso“.
Secondo l’ottava edizione della SAP Concur Global Business Travel Survey (scaricabile gratuitamente al seguente link), un lavoratore italiano su cinque ha rinunciato almeno una volta, nell’ultimo anno, a chiedere il rimborso di una spesa pienamente legittima per paura di essere giudicato o di attirare attenzioni indesiderate.
La ricerca, realizzata da Wakefield Research tra il 1° e il 20 aprile 2026, ha coinvolto 3.300 viaggiatori d’affari in 21 mercati, tra cui l’Italia, raccogliendo anche il punto di vista di Chief Financial Officer e Travel Manager.
Un quadro che, secondo Andrea Piccinelli, Head of SAP Concur Italia, mostra una realtà più articolata rispetto alla sola questione della compliance: l’attenzione tende infatti a concentrarsi sui comportamenti scorretti, mentre molti dipendenti “rinunciano a chiedere rimborsi perfettamente legittimi perché temono di essere giudicati o di creare una percezione negativa. Questo genera inefficienze, frustrazione e un rapporto meno trasparente tra azienda e collaboratori”.
Paura di sembrare troppo costosi: perché nasce l’ansia da rimborso
Alla base del fenomeno emergono soprattutto motivazioni di natura reputazionale. Il 15% dei lavoratori teme di essere considerato troppo costoso per l’azienda, mentre il 14% preferisce evitare il confronto con i colleghi e il rischio di apparire più spendaccione.
In altri casi prevale una forma di autocensura preventiva: il 24% rinuncia a presentare spese che potrebbero far superare il budget previsto per la trasferta, mentre il 19% ritiene in partenza che la richiesta non verrebbe approvata. Il risultato è che costi sostenuti nell’interesse dell’azienda finiscono per gravare direttamente sui dipendenti.
Dalle note spese ai piccoli raggiri: quasi tre italiani su dieci ammettono deroghe alle regole
Accanto all’ansia da rimborso convive però il fenomeno opposto. Il 29% dei viaggiatori d’affari italiani dichiara infatti di aver aggirato almeno una volta le policy aziendali relative a viaggi e spese.
Tra i comportamenti più frequenti figurano l’utilizzo di sconti aziendali per finalità personali (14%), la presenza di accompagnatori non dipendenti durante le trasferte (14%) e il prolungamento dei viaggi di lavoro senza utilizzare ferie o senza informare il proprio responsabile (9%).
Pur restando al di sotto della media globale, si tratta di percentuali che evidenziano come il rapporto con le regole non sia sempre lineare.
Regole poco chiare alimentano sia l’autocensura sia le violazioni
All’apparenza i due fenomeni sembrano opposti, ma in realtà condividono la stessa origine. Secondo l’indagine, il 45% dei viaggiatori italiani ritiene che le policy aziendali siano sufficientemente elastiche da lasciare spazio a interpretazioni differenti. In un contesto percepito come ambiguo, alcuni dipendenti finiscono per limitarsi più del necessario, mentre altri tendono a spingersi oltre i confini delle regole.
Per Andrea Piccinelli, la risposta passa da “policy chiare, facilmente comprensibili e supportate da strumenti digitali che aiutino le persone a capire immediatamente cosa è consentito e cosa no”. La compliance, sottolinea il manager, non può basarsi “soltanto sui controlli, ma soprattutto attraverso fiducia, trasparenza e una buona esperienza per il dipendente”.
In questo senso, l’ansia da rimborso e i comportamenti opportunistici rappresentano due facce della stessa criticità organizzativa: un sistema in cui regole percepite come opache finiscono per produrre effetti divergenti ma ugualmente inefficaci.
