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Il risparmio vola alto

Una laurea in economia alla Bocconi e una vasta esperienza – iniziata nel 1977 – presso multinazionali del settore Ict, dove ha ricoperto ruoli manageriali in diverse aree: dalla comunicazione allo sviluppo vendite, dalla pianificazione al marketing e al project management (in quest’ambito è tra l’altro presidente della sezione italiana del Project Management Institute). Questo il curriculum di Fabrizio Agnesi, 52 anni, dal 2002 responsabile della Direzione Acquisti in Bull Italia, azienda leader nel settore dei server e dei servizi informatici.

In questo ruolo, Agnesi – che riporta all’amministratore delegato ed è coadiuvato da tre buyer – segue direttamente le attività di selezione dei fornitori, negoziazione e stipula dei contratti, compresi quelli legati al travel. Ma il suo compito va ben oltre. A lui, infatti, è affidata l’elaborazione di progetti per la riduzione dei costi, attraverso sia una migliore negoziazione sia la razionalizzazione dei processi e dei comportamenti aziendali.

La negativa congiuntura economica e le conseguenti difficoltà del settore Ict hanno reso ancor più prioritaria l’azione di contenimento dei costi. E le spese di trasferta – pari a circa 2 milioni di euro, di cui la biglietteria aerea rappresenta approssimativamente il 35%, gli hotel e la ristorazione il 40%, l’autonoleggio e le altre voci il restante 25% – sono stati identificati come uno dei fattori su cui intervenire per migliorare la competitività e redditività dell’azienda. «L’obiettivo – spiega Agnesi – è di ridurre di almeno un terzo le spese di viaggio. Ma, a differenza di altre voci di spesa più agevolmente comprimibili, le trasferte sono difficili da tagliare. I “proclami” e le restrizioni dei poteri di firma da soli non bastano. Per ottenere risultati significativi e duraturi, è necessario lavorare con continuità sia sull’agenzia sia sul personale d’azienda. La prima deve “sentire” la pressione competitiva e quindi la necessità di ridurre le spese di viaggio, mentre i dipendenti devono essere informati e, soprattutto, motivati ad accettare e ricercare la soluzione più economica.

«In Bull – continua Agnesi – stiamo lavorando molto proprio nell’ottica di coinvolgere e convincere. Costantemente, quindi, vengono offerte informazioni sulla disponibilità di tariffe scontate e di vettori low cost sulle tratte più utilizzate, nonché suggerimenti pratici per sfruttare al meglio le opportunità del mercato. Inoltre, abbiamo organizzato insieme all’agenzia sessioni di formazione specifiche per il personale di segreteria che si occupa delle prenotazioni».

Il tutto supportato da una travel policy che, coerentemente con gli obiettivi aziendali, punta a limitare le trasferte allo stretto necessario e detta una serie di regole (classi tariffarie ammesse, massimali per spese di vitto ed alloggio ecc.) finalizzate a contenere la spesa.

Attualmente la gestione operativa delle trasferte (prenotazioni e interfaccia tra utenti e agenzia) è affidata alle b>segreterie aziendali. Sono loro, quindi, – al ricevimento della richiesta di viaggio (che deve essere autorizzata dal diretto superiore e, per i viaggi internazionali, anche dall’amministratore delegato) – a selezionare con il supporto dell’agenzia la soluzione economicamente più vantaggiosa, compatibilmente con le esigenze del dipendente. «Ma stiamo valutando – aggiunge Agnesi – l’introduzione di sistemi automatici per la gestione delle prenotazioni e di stampanti satellitari per l’emissione dei biglietti. L’analisi di fattibilità è focalizzata in particolare, oltre che sulle funzionalità dei tool, sugli aspetti organizzativi e di controllo. Vogliamo salvaguardare, infatti, il ruolo dell’agenzia in termini di controllo della spesa e di orientamento dei comportamenti individuali».

In Bull tutte le spese di viaggio, compresa la biglietteria aerea, sono pagate direttamente dal viaggiatore tramite carta di credito corporate con addebito sul conto corrente personale e rimborsate mensilmente sulla base delle note spese. Che vengono gestite in modo automatizzato attraverso un software disponibile sulla rete intranet e integrato con il sistema Erp aziendale.

La scheda

  • Azienda:Bull Italia
  • Sedi in Italia e all’estero:Roma, Milano, Avellino, Torino, Genova, Padova, Bologna, Firenze, Bari, Cosenza, Catania
  • Headquarters a Parigi

    • Riferimento in azienda:Fabrizio Agnesi
    • Per contattarlo:fax 02/23033455 – email: fabrizio.agnesi@bull.it
    • Inquadramento nell’organigramma: responsabile Direzione Acquisti. Riporta all’Amministratore Delegato
    • Tipo di contratto con l’agenzia:globale, a management fee; possibile evoluzione a transaction fee
    • Inplant e stp:no
    • Spese trasferte: 2 milioni di euro tra biglietteria aerea e ferroviaria, alberghi e autonoleggi
    • Tecnologie a supporto: sistema di gestione automatica delle note spese
    • Carte di credito utilizzate:American Express

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