Auto connesse, software sempre più sofisticati e una transizione verso l’elettrico che sta cambiando il modo stesso di intendere la mobilità. Mentre il prodotto automobile accelera sul fronte della tecnologia, una parte della filiera italiana sembra procedere a un ritmo diverso quando si tratta di digitalizzare i propri processi interni. A partire da quelli legati alla gestione dei pagamenti.
A fotografare la situazione è una ricerca commissionata da Aufinity Group, società nata in Germania nel 2018 e specializzata nello sviluppo di strumenti digitali per la gestione dei pagamenti nel settore automotive. L’indagine, realizzata tra dicembre 2025 e gennaio 2026 su 108 persone che lavorano in concessionarie e officine italiane occupandosi direttamente o indirettamente di elaborazione e gestione dei pagamenti, evidenzia quanto siano ancora numerose le attività svolte manualmente.
Il 78,2% degli intervistati dichiara infatti che almeno un quarto delle ore di lavoro viene assorbito da operazioni manuali legate ai pagamenti. Si tratta, per esempio, della riconciliazione delle transazioni, della quadratura contabile o della gestione dei solleciti ai clienti. Solo il 21,8% delle realtà coinvolte nell’indagine riesce invece a contenere queste attività al di sotto del 25% del tempo lavorativo.
Un quadro che, secondo i dati raccolti, riguarda anche strumenti tutt’altro che nuovi: il 31,5% degli intervistati utilizza ancora Excel e liste gestite manualmente per seguire i pagamenti. Il risultato è una quantità significativa di tempo dedicata ad attività amministrative che, almeno in parte, potrebbero essere automatizzate attraverso una maggiore integrazione tra i diversi sistemi utilizzati dall’azienda.
Automazione e sistemi che non comunicano: i nodi della gestione
Non sorprende, quindi, che proprio l’eccessivo ricorso alle attività manuali sia indicato come la principale difficoltà nella gestione dei pagamenti. Il 41,7% degli intervistati individua nell’assenza di automazione uno dei problemi più rilevanti, mentre il 37% segnala le difficoltà nell’integrare tra loro sistemi differenti. Seguono la gestione delle partite aperte e dei solleciti di pagamento, indicata dal 36,1%, e le attività di comunicazione con i clienti, che rappresentano una criticità per il 33,3%.
Il problema, dunque, non sembra essere soltanto la presenza di singole procedure ancora manuali, ma la difficoltà nel far dialogare tra loro le diverse aree dell’attività di un dealer o di un’officina. Un aspetto che emerge anche dalle parole di Paolo Procacci, Director of Sales – Southern Europe di Aufinity Group, secondo cui nel 52% dei casi la forza vendita è ancora coinvolta in verifiche amministrative che, in un sistema maggiormente integrato, potrebbero essere automatizzate.
“Il settore automotive vive una trasformazione che va oltre la vendita: la vera competitività si gioca sulla capacità dei concessionari di integrare i propri processi”, osserva Procacci. Il tema, quindi, non riguarda necessariamente il numero di persone impiegate, ma il modo in cui vendita, post-vendita e amministrazione condividono informazioni e strumenti. Un disallineamento che può tradursi in tempo sottratto ad attività più direttamente legate al rapporto con il cliente.
Tra Excel e POS scollegati, la tecnologia non arriva ancora al cliente
La fotografia della ricerca mostra una maturità digitale ancora disomogenea. Circa due terzi delle aziende coinvolte utilizzano esclusivamente soluzioni bancarie tradizionali, mentre il 50,9% dispone di un terminale di pagamento o POS che non è integrato con il gestionale aziendale. Quasi un’impresa su tre, come visto, continua inoltre a utilizzare Excel o liste manuali per tenere traccia delle operazioni.
Uno degli esempi più significativi riguarda proprio il rapporto tra il reparto commerciale e quello amministrativo: nel 52,3% dei casi, quando deve verificare se un veicolo è già stato pagato, il personale di vendita deve rivolgersi direttamente alla contabilità. Un passaggio apparentemente semplice, ma che diventa un rallentamento quando i sistemi non sono collegati e le informazioni non sono disponibili in tempo reale.
Il ritardo nell’integrazione dei processi si riflette anche sull’esperienza del cliente. Secondo la ricerca, il 64,2% degli intervistati ritiene che gli automobilisti si aspettino procedure di pagamento rapide e semplici, mentre il 59,4% vorrebbe poter controllare in tempo reale lo stato della propria transazione. Dall’altra parte, però, soltanto il 16,3% delle realtà coinvolte invia automaticamente una comunicazione al cliente per confermare l’avvenuto pagamento. Nel caso delle officine, il 43% gestisce ancora questa comunicazione manualmente.
È proprio su questo divario tra aspettative e processi interni che Procacci concentra un’altra delle sue considerazioni: secondo il manager, il fatto che il 78% dei concessionari italiani dedichi almeno un quarto del proprio tempo ad attività manuali rappresenta un costo competitivo per il settore. Un costo che, nella sua lettura, deriva soprattutto dalla mancanza di strumenti adeguati e dall’assenza di processi sufficientemente integrati.
Aufinity prova a digitalizzare il flusso dei pagamenti
È in questo contesto che si inserisce l’attività di Aufinity Group, che propone una piattaforma pensata per digitalizzare e automatizzare la gestione dei pagamenti all’interno di concessionarie, officine e aziende automotive. L’obiettivo è intervenire proprio sui passaggi che oggi richiedono un maggiore coinvolgimento manuale, dalla verifica delle transazioni alla riconciliazione, fino alla comunicazione con il cliente.
La società opera anche attraverso il marchio bezahl.de. Secondo i dati forniti dall’azienda, la piattaforma è utilizzata da circa 2.000 dealer. Dal settembre 2024 è presente anche in Italia con il marchio Aufinity Group, oltre che in Francia e Spagna. Nel 2025 il gruppo ha dichiarato di aver gestito complessivamente oltre 10 miliardi di euro di transazioni.
La proposta si inserisce quindi in un mercato in cui la digitalizzazione dei pagamenti non rappresenta soltanto un tema legato alla comodità del cliente finale, ma anche una questione di organizzazione interna. La sfida per concessionarie e officine, infatti, sembra essere quella di riuscire a trasformare strumenti digitali e sistemi di pagamento in una parte realmente integrata dei propri processi, evitando che la tecnologia resti confinata al singolo terminale POS o al software utilizzato per una specifica attività.
La ricerca commissionata da Aufinity restituisce, in questo senso, una fotografia di un settore ancora alle prese con una transizione incompleta: l’automotive italiano ha già iniziato da tempo a digitalizzare il prodotto e l’esperienza di mobilità, ma nei processi amministrativi e nella gestione dei pagamenti esistono ancora ampi margini di intervento. E il tempo che oggi viene speso per controllare, verificare e riconciliare manualmente le operazioni è forse uno degli indicatori più evidenti di questa distanza.
