Obiettivo: rapidità, efficacia e costi ridotti

Gestire le infrazioni al codice della strada  non è un’operazione semplice e presenta  numerosi pericoli. L’ideale sarebbe cercare  di “scaricarla” a qualcun altro. Per il privato non  c’è questa possibilità, ma per i vari attori che partecipano  al processo di gestione del noleggio a  lungo termine (Nlt) invece sì. A partire dal proprietario  del mezzo, ovvero la società di noleggio,  che all’atto della consegna del veicolo al locatario  o all’utilizzatore si premura di raccogliere un certo  numero di firme che hanno come scopo salvaguardare,  manlevare e tenere indenne il noleggiatore  in relazione a sanzioni e multe, costi e spese  a esse connessi, incluse i costi legali; autorizzare  la rinotifica del verbale al locatario stesso, con  addebito delle relative spese amministrative di  gestione; ricordare e far accettare al locatario la  propria responsabilità, in solido col proprietario,  in relazione al rispetto del Codice della Strada,  nonchè le azioni che da essa derivano in caso di  opposizione e mancato pagamento. Inoltre la società  di noleggio richiede che il locatario si sia  fatto preventivamente autorizzare dall’utilizzatore  in merito all’utilizzo dei suoi dati personali anche  al fine della gestione delle infrazioni al Codice  della Strada.
Peccato che queste richieste, legittime nell’ambito  del rapporto contrattuale tra Nlt e cliente, abbiano  un dubbio valore nei confronti delle Autorità  emittenti le multe, dato che il Codice stesso introduce,  attraverso l’art. 84, il “principio di solidarietà”  in base al quale utilizzatore, locatario e proprietario  sono responsabili in solido di fronte all’Amministrazione  competente, anche per quanto  concerne il pagamento delle multe e l’espletamento  degli obblighi previsti, che dal 2003, con  l’introduzione della patente a punti, prevedono  anche la comunicazione dei dati del conducente  con una tempistica più ristretta ovvero entro  trenta giorni.
Dal punto di vista pratico, sia i noleggiatori sia i  locatari hanno da tempo deciso di terziarizzare  questo processo, delegandone costi e rischi alle  società di fleet administration, che gestiscono  questo servizio amministrativo con modelli e organizzazioni  molto differenziate. Con riferimento  al mercato italiano, pur riconoscendo l’esistenza e  la validità di approcci differenti, non si può non  nominare la società Safo Sistemi (Safo Group)  che, grazie a una consolidata posizione di leadership  del mercato costruita durante molti anni di  attività, è riuscita a fare di questa attività il proprio core business, fino al raggiungimento di numeri  ragguardevoli: 1.200.000 multe gestite in tre  paesi europei (con l’ambizioso progetto di aggiungerne  altri otto entro il 2012).

Altri player nel mercato
Va però detto che anche altre società di fleet management  e fleet administration sono in grado di  prendersi cura di questo processo, in alcuni casi  anche molto bene e seguendo logiche opposte a  quelle del resto del mercato, al punto che una nota  società di fleet management ha optato per  l’“insourcing” totale della gestione multe, che era  parzialmente terziarizzata. La logica che guida  questa scelta è basata sulla volontà di fornire un  servizio completo al cliente e un supporto univoco  agli utilizzatori, che riconoscono all’unicità del  contatto con l’“ufficio gestione auto” un valore  preminente.
Insomma, il mercato è caratterizzato da due approcci  differenti verso questa attività: quello di  chi ha deciso di specializzarsi e farne il proprio  business principale e, invece, quello di chi la considera  come attività complementare nell’ottica di  fornire un pacchetto “full service” alle aziende  clienti. Questo secondo approccio permette anche  flessibilità di gestione e personalizzazione delle  procedure secondo gli standard del cliente, che  possono anche portare ad una riduzione di costi  di processo; d’altro canto, è indubbio che lavorando  su grandi numeri con un’organizzazione  specializzata, si possono raggiungere notevoli  economie di gestione e grande affidabilità in termini  di accuratezza e qualità. Insomma, è possibile  scegliere approcci diversi con l’obiettivo di risparmiare  tempo e risorse, generare saving di processo  e gestire i verbali con oculatezza.
L’affidabilità dei processi di gestione è critica  quando si parla di multe, a causa delle implicazioni  legali e di privacy, acuite della numerosità della  base dei dati da trattare e dall’onerosità dei documenti  da archiviare e recuperare in caso di contestazione,  documenti la cui rintracciabilità deve  essere assolutamente garantita a livello informatico  e cartaceo (o nelle memorie di archiviazione  ottica). Quindi la società di gestione deve essere  in grado di garantire:
– Il completo presidio del processo e delle interfacce  con le Autorità Competenti, con il Nlt e  con tutte le funzioni aziendali coinvolte;
– un buon livello d’informatizzazione delle procedure,  che deve diventare eccellente qualora la  massa gestita di multe sia importante;
– l’accessibilità per il cliente, in qualsiasi momento  e tramite strumenti adeguati, alle informazioni  riguardanti la procedura, il flusso informativo  e la singola pratica.

Nel 2003 le nuove regole
Per questi motivi a partire dal 2003, in coincidenza  con l’entrata in vigore delle nuove procedure  molto più onerose a carico delle aziende e dei noleggiatori, le società di Nlt hanno in pratica abbandonato  il sistema del pagamento diretto con  riaddebito al locatario, che era estremamente  conveniente per il Nlt in termini di costi di processo  e possibili conseguenze legali (ma impediva  al conducente l’eventuale contestazione della  multa), a favore della rinotifica, soluzione obbligata  per non essere coinvolti negli obblighi riguardanti  la comunicazione dei dati del conducente.
Di conseguenza, in quell’anno, tutti i fleet  manager hanno ricevuto dai loro noleggiatori di  fiducia una lettera che comunicava che:
– era entrato in vigore l’obbligo di comunicazione  dei dati necessari alla decurtazione dei punti;
– in relazione alle procedure in vigore per il pagamento  delle infrazioni, il Nlt da quel momento  in poi avrebbe seguito il procedimento della  rinotifica al locatario, qualora non ancora in  uso;
– spettava quindi unicamente al locatario (e al  conducente) l’obbligo di comunicazione di cui  all’art. 126 bis del C.d.S.
Recentemente, però, alcuni Nlt hanno deciso di  tornare a fornire il servizio di gestione multe,  spinti dalle pressanti richieste dei clienti globali,  che hanno istituito procedure di gestione della  flotta comuni a livello europeo e, pertanto, hanno  necessità del supporto del Nlt (o della società di  fleet administration) per presidiare i processi locali, quali la gestione delle contravvenzioni, diversa  da paese a paese. Essi si avvalgono a loro volta  della collaborazione di società specializzate: diciassette  grandi società di Nlt e rent-a-car hanno  scelto l’organizzazione di Safo per supportare i  flussi gestionali e informativi di questa delicata  attività.

La notifica breve
Accanto ai grandi numeri, necessari per garantire  un business profittevole e non solo di pura integrazione  in ottica di full service, è necessario investire  in tecnologia. Proprio Safo ha realizzato la  procedura telematica di trasmissione dei verbali, chiamata “notifica breve”, consistente in uno  scambio elettronico e massivo di dati, relativi ai  locatari dei veicoli, con gli enti sanzionatori, al fine  di eliminare la prima notifica; il tutto grazie ad  un accordo con i Nlt (Fise-Aniasa) e 150 Comandi  di Polizia Locale. Ad essi viene anche richiesto di  autorizzare la società ad emettere, per ogni verbale  inviato per via telematica, un attestato di avvenuta  trasmissione dei dati che consenta la Nlt  di giustificare l’addebito al cliente della fee per la  gestione. Inoltre, con un servizio ancora più evoluto  via web, le Autorità (ovvero i Comandi autorizzati)  possono ottenere direttamente informazioni  relative al locatario.
Il processo di dematerializzazione delle multe  supporta un approccio “green” grazie al risparmio  di carta; inoltre la società di Nlt non ha più l’onere  di gestire alcuna pratica, mentre il locatario risparmia  i costi della rinotifica. Per i Comandi di  Polizia significa ridurre le spese, accelerare l’incasso  delle somme, ridurre errori e contestazioni,  eliminare l’attività di data-entry, inoltre è completamente  gratuito.
Il gestore, invece, si assume la responsabilità della  correttezza dei dati inviati e della loro puntualità.  A questo punto, vale la pena ricordare che i dati  comunicabili direttamente dal fornitore sono  quelli del locatario, perchè l’invio di dati del conducente  è regolamentato da una serie di autorizzazioni e prevede la facoltà di non rispondere alla  richiesta, che comporta come conseguenza il pagamento  della cosiddetta supermulta addizionale  a norma dell’art. 180, comma 8 del C.d.S.

Entrare nel merito della multa
Per questo motivo, il gestore del processo può entrare  nel “merito” della contravvenzione e avviare  la contestazione solo nei casi di palese errore di  emissione o, se preventivamente concordato con  il cliente, quando non è richiesta la comunicazione  dei dati del conducente. Questa delicata operazione  può venire compiuta solo dopo che l’assegnatario  ha provveduto ad autorizzare l’azienda,  dichiarando di essere egli stesso il conducente e  producendo opposita autorizzazione autografa da  parte della persona alla guida al momento della  violazione. Che nei casi di auto in uso promiscuo  qualora venga consentita la guida da parte di familiari.  Qualsiasi sia la soluzione prescelta, è importante  che il gestore sia in grado di garantire la sicurezza  dei controlli e la totale affidabilità delle procedure,  trattandosi di un servizio nel quale precisione  e puntualità sono caratteristiche fondamentali.  D’altronde, l’istituzione di opportuni punti di cross-check dei processi, al fine d’impedire che  l’inevitabile errore umano danneggi il cliente, è il  presupposto fondamentale che deve garantire la  qualità dei servizi erogati.

 

 

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