Pagare in contanti durante una trasferta di lavoro sembra una cosa normalissima. Sei fuori città, devi prendere un taxi, pagare un parcheggio, fermarti a mangiare o magari affrontare una spesa veloce mentre lavori. Per anni, nella pratica quotidiana, molte di queste spese sono sempre state gestite così.
Dal 2025, però, le regole sono cambiate. Oggi non conta soltanto il fatto di aver sostenuto una spesa per lavoro: conta anche il modo in cui quella spesa viene pagata. Ed è proprio qui che nascono i problemi. Molti lavoratori pensano ancora che basti conservare uno scontrino o una ricevuta per ottenere un rimborso corretto. In realtà, per alcune tipologie di spese, il pagamento in contanti può far perdere importanti vantaggi fiscali.
In pratica:
- il dipendente rischia che il rimborso venga tassato
- l’azienda rischia di non poter dedurre il costo
- il professionista rischia problemi sulla deducibilità della spesa
Questo però non significa che il contante sia “vietato” in assoluto. Esistono infatti spese che possono ancora essere pagate cash senza particolari conseguenze fiscali e altre che invece devono obbligatoriamente essere pagate con strumenti tracciabili.
Capire la differenza è fondamentale soprattutto per chi lavora spesso in trasferta e vuole evitare errori nella compilazione delle note spese o nei rimborsi.
Le regole da conoscere: perché oggi il contante può creare problemi
Le nuove regole sui pagamenti tracciabili nascono dalle modifiche introdotte dalla Legge di Bilancio 2025 e dai successivi chiarimenti dell’Agenzia delle Entrate. L’idea alla base della norma è abbastanza semplice: alcune spese devono poter essere controllate completamente dal punto di vista fiscale.
Per questo motivo oggi non basta più dimostrare:
- quanto hai speso
- dove hai speso
- perché hai sostenuto quella spesa.
In molti casi bisogna dimostrare anche come hai pagato. Se una spesa che richiede tracciabilità viene pagata in contanti, possono esserci conseguenze fiscali sia per chi riceve il rimborso sia per chi lo paga.
Nel caso dei dipendenti, il rimborso potrebbe diventare imponibile e quindi essere tassato in busta paga.
Nel caso delle aziende, invece, il costo potrebbe non essere più deducibile fiscalmente. Per i professionisti e le Partite IVA il problema riguarda soprattutto l’eventuale impossibilità di dedurre correttamente le spese sostenute durante l’attività lavorativa.
La logica della norma, detta in modo molto semplice, è questa: “Alcune spese devono lasciare una traccia completa anche nel pagamento“.
Quando si può ancora pagare in contanti durante una trasferta
Qui arriva la parte che tranquillizza molti lavoratori: non tutte le spese di trasferta richiedono obbligatoriamente carta o bancomat. Esistono infatti diverse situazioni in cui il pagamento in contanti continua a essere ammesso senza perdere automaticamente la validità fiscale dell’eventuale rimborso.
Tra le spese che possono ancora essere pagate cash troviamo:
- pedaggi autostradali
- parcheggi
- rimborso chilometrico ACI
- treni
- autobus
- traghetti
- aerei
- noleggio auto senza conducente
In pratica, se durante una trasferta paghi il parcheggio in contanti oppure affronti un pedaggio autostradale senza carta, il rimborso non perde automaticamente validità.
Lo stesso discorso vale per il rimborso chilometrico: il fatto che il carburante o altre spese dell’auto siano state sostenute anche in contanti non elimina il diritto al rimborso calcolato tramite le apposite tabelle ACI.
Quando NON conviene pagare in contanti durante una trasferta
Ci sono invece alcune spese per cui il pagamento cash può creare problemi fiscali molto concreti, per le quali è consigliato usare altri metodi elettronici.
In particolare bisogna fare attenzione a:
- hotel
- alloggi
- ristoranti
- pasti
- taxi
- NCC (noleggio con conducente)
Per queste categorie di spesa è fortemente consigliato utilizzare:
- carta
- bancomat
- bonifico
- app di pagamento elettronico
- strumenti digitali collegati a IBAN
Facciamo un esempio molto semplice. Un dipendente va in trasferta e paga una cena di lavoro in contanti. Anche se conserva lo scontrino del ristorante, il rimborso potrebbe perdere il trattamento fiscale agevolato previsto dalla normativa. Se invece quella stessa cena viene pagata con carta o bancomat, il rimborso mantiene la corretta tracciabilità richiesta. La stessa logica vale per hotel e taxi.
In pratica, per queste spese oggi il Fisco vuole poter verificare:
- il documento commerciale
- il soggetto che ha effettuato il pagamento
- lo strumento utilizzato
Le regole più importanti da seguire e i documenti da conservare
La soluzione più semplice per evitare problemi è ragionare in questo modo:
- per hotel, ristoranti, taxi e NCC meglio usare sempre strumenti elettronici
- per le altre spese (pedaggi, rimborsi chilometrici, aerei, ecc.) il contante può ancora essere utilizzato, purché la spesa sia reale e documentabile
Ma attenzione: anche quando il pagamento in contanti è ammesso, questo non significa che si possa evitare di conservare la documentazione.
Per ottenere un rimborso corretto o per mantenere la deducibilità fiscale della spesa è importante conservare:
- fatture
- ricevute
- scontrini
- documentazione della trasferta
- eventuali note spese
- documenti che colleghino la spesa all’attività lavorativa
Se invece il pagamento è stato effettuato con strumenti tracciabili, conviene conservare anche:
- ricevute POS
- estratti conto
- conferme di pagamento elettronico
- contabili di bonifico
- e-mail di conferma dei pagamenti digitali
La regola pratica più utile da ricordare è questa: “Più una spesa è importante o delicata dal punto di vista fiscale, più conviene lasciarne una traccia completa“.
Oggi gestire bene una trasferta non significa soltanto spendere correttamente, ma anche documentare in modo corretto ogni pagamento. Ed è proprio questo il punto che fa la differenza tra un rimborso semplice e una possibile contestazione fiscale.
