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Policy a quattro ruote

Un tempo considerata bene di proprietà dell’azienda, un “asset” nel quale l’azienda investe del denaro, godendo anche di vantaggi di natura finanziaria e fiscale (vedi leasing); oggi l’auto aziendale viene considerata soprattutto per il suo valore di benefit. Sempre di più, infatti, è l’utilizzatore al centro delle logiche decisionali relative alla composizione del parco e ai servizi collegati. Ci si è resi conto che l’auto, al di là della sua funzione di strumento di lavoro, è altresì un mezzo efficace per attrarre, trattenere e compensare le risorse umane: consente all’azienda di erogare un benefit al dipendente – per un ammontare a volte notevole, se si considera il valore del mezzo e dei servizi – senza sostenere le spese accessorie che tale erogazione comporterebbe se fosse effettuata in denaro (sotto forma d’incremento di stipendio) e con il vantaggio di poter detrarre i relativi costi (ma non l’Iva) dal bilancio.

La car policy

Il documento attraverso cui l’azienda comunica ai dipendenti i propri orientamenti in materia di auto aziendali e ne regolamenta l’utilizzo è la car policy and procedure, che contiene le regole di assegnazione e di gestione (policy) e le modalità e i processi per la loro attuazione (procedure). Questo documento è di estrema importanza e in quasi tutte le aziende uno dei più critici: attorno alla car policy si scatenano la curiosità (si tratta di un documento ufficiale che mette a confronto il trattamento di diverse figure professionali su una parte della loro retribuzione), l’interesse e, sovente, la bramosia degli utilizzatori e di diverse funzioni aziendali, a partire dalla Direzione del Personale, che può utilizzare l’auto per arricchire il pacchetto retributivo in fase di assunzione e come eventuale mezzo di compensazione di differenze di stipendio a parità di incarico, fino alla Direzione Finanziaria, che deve rispettare dei massimali di spesa, e agli Acquisti, che spesso vengono identificati come principali referenti per la gestione auto.

Se aggiungiamo la considerazione che l’utilizzatore mostra la stessa sensibilità verso l’auto che ha nei confronti del proprio stipendio, nonché quel pizzico (forse qualcosa di più) di passione vagamente morbosa che quasi ogni italiano riversa sulla propria automobile, sia di proprietà o aziendale, ecco disegnato un quadro di gestione piuttosto complesso, che investe non soltanto aspetti organizzativi, professionali e finanziari, ma anche personali.

Tutto ciò, naturalmente, è riflesso nella car policy, compendio delle regole e delle responsabilità nonché dettagliata descrizione dei diritti e dei doveri del dipendente-utilizzatore. Vediamo, quindi, di quali elementi si compone una car policy. Una volta definito l’ambito di applicazione (se cioè, debba essere applicata o meno a tutti i dipendenti e a quali automezzi, per esempio in relazione alla loro forma di acquisizione – proprietà, leasing, noleggio – e se vi siano o meno differenze di trattamento in tal senso), la policy ha lo scopo fondamentale di definire i principi di assegnazione ai dipendenti in relazione alle loro esigenze di mobilità (non dimentichiamo che l’auto, pur se caricata di tutti i contenuti che abbiamo introdotto in precedenza, rimane soprattutto uno strumento di lavoro che consente agli utilizzatori di muoversi sul territorio per esigenze di business). Pertanto si dovrà prevedere la trattazione dei seguenti punti:

  • l’assegnazione in relazione all’incarico aziendale e la revoca a seguito del cambio di mansione;
  • le promozioni e i trasferimenti;
  • i periodi di assenza dal lavoro: malattia prolungata, maternità, aspettativa.

Una volta definiti i beneficiari dell’autovettura aziendale, è necessario stabilire i criteri di durata dell’assegnazione, che possono essere legati alla durata del contratto di noleggio a lungo termine, ove si utilizzi questa forma di approvvigionamento, o al periodo di ammortamento del cespite, alla percorrenza chilometrica oppure alla somma dei due criteri: in questo caso, la durata dell’assegnazione sarà fissata in un certo periodo di tempo (ad esempio, tre anni), ma potrà essere più breve, estinguendosi al raggiungimento di un certo chilometraggio. E’ fondamentale rinegoziare i termini dell’eventuale contratto di noleggio durante la sua vita, per evitare il pagamento di penali per estinzione anticipata.

Un’altra regola importante è quella che stabilisce se il dipendente abbia o meno diritto alla pre-assegnazione, ovvero all’uso di una vettura sostitutiva durante il periodo che intercorre tra l’ordine e la consegna dell’auto: se, infatti, risulta immediato e inequivocabile che un venditore neo assunto ha bisogno dell’auto fin dal primo giorno di lavoro, non altrettanto si potrebbe dire, per esempio, di un dipendente addetto a una funzione amministrativa che matura il diritto all’auto a seguito di una promozione e che non necessita strettamente di tale mezzo per svolgere la sua funzione.

Frequenti discussioni nasceranno senz’altro dalla necessità di riassegnare le vetture disponibili nel parco, se tale situazione non viene chiaramente regolamentata nella policy e se il top management non s’impegna a ridurre al minimo le eccezioni. Parliamo di quelle vetture che rientrano nel numero da assegnare a seguito di turnover: è sempre una grande fatica trovare qualche assegnatario che sia disposto ad accettarne una, a meno che non gli si proponga un’auto di categoria superiore a quella a lui spettante.

Il cuore della policy è rappresentato dalla tabella in cui vengono indicate le categorie di assegnatari (per mansione, posizione o livello) e i relativi modelli di autovetture consentiti. La descrizione dei modelli deve essere completata con la lista degli accessori a carico dell’azienda, ove non siano già presenti di serie (normalmente le aziende si fanno carico degli accessori più diffusi per la sicurezza, quali airbag, Abs e fendinebbia o per il comfort, come il climatizzatore o l’autoradio), mentre occorre prevedere modalità di scelta e di pagamento, a carico dell’utilizzatore, di eventuali accessori opzionali.

A questo punto s’impone un’ulteriore scelta: se cioè consentire o meno la possibilità di ordinare un’auto di categoria superiore (upgrade) – pagando personalmente la differenza di costo – e in che misura. Si tratta di una scelta che si riflette sulla motivazione del dipendente e sulla libertà di poter ordinare l’autovettura che più soddisfa i suoi gusti e i suoi bisogni personali e familiari, ma che può implicare anche problemi di immagine aziendale e status: in teoria, infatti, con questo meccanismo un impiegato e un senior manager potrebbero presentarsi dal cliente con lo stesso tipo di auto.

Per ultimare la parte relativa ai diritti dell’utilizzatore e alle eventuali limitazioni, la policy deve contenere una descrizione precisa e dettagliata dell’eventuale costo mensile addebitato al dipendente per l’utilizzo della vettura nonché istruzioni chiare in merito ai costi del carburante (in che misura l’azienda si sobbarca questo costo e con quali modalità di addebito o di rimborso) e al trattamento fiscale dell’uso privato, secondo quanto previsto dalla legge al netto di eventuali altri costi pagati dal dipendente per l’utilizzo della vettura o per gli upgrade.

La seconda parte della policy, invece, ha lo scopo di indicare, spiegare e comunicare in maniera efficace i doveri dell’utilizzatore nei confronti dell’azienda e del proprietario dell’autovettura. Si tratta di prescrizioni di tipo informativo (per esempio dichiarare correttamente i chilometri percorsi, lavorativi e non, ad ogni rifornimento), relativi alla manutenzione del mezzo (effettuare regolarmente i controlli, i tagliandi, la sostituzione dei pneumatici, conservare la documentazione in buono stato) e all’assicurazione. Perché le polizze di copertura di responsabilità civile, furto e incendio e kasko rispondano pienamente dei sinistri attivi e passivi, è fondamentale che il dipendente si attenga scrupolosamente alle regole stabilite dalla policy, più specificamente quella di dichiarare ogni sinistro attivo/passivo ai fini Rc entro i tempi indicati a mezzo raccomandata, fax o telegramma e denunciare ogni danno, con le modalità e le tempistiche indicate, al proprietario dell’autovettura (azienda o società di noleggio). A tal fine, è anche necessario riportare nella policy l’indicazione dei massimali e delle franchigie delle varie polizze.

Un capitolo a parte merita la riconsegna del veicolo: potrebbero, infatti, manifestarsi dei danni non denunciati e aprirsi una situazione di contenzioso tra azienda e noleggiatore e tra azienda e dipendente, nel caso in cui la policy prevedesse il riaddebito in capo al dipendente degli eventuali costi di riparazione dei danni non denunciati. Al fine di evitare queste incresciose situazioni, è necessario che l’azienda e il noleggiatore stabiliscano una procedura chiara per la determinazione dell’eventuale danno non dichiarato, purché eccedente la “normale usura” del veicolo, e che tale criterio sia chiaramente riportato in policy, evitando così anche eventuali contese di natura legale con il dipendente (pensiamo, ad esempio, al caso di un dimissionario che vorrebbe evitare l’addebito dei danni non dichiarati).

Non sarebbe male, infine, per completare la lista dei doveri dell’utilizzatore, prevedere un richiamo al rispetto del Codice della Strada e delle regole della sicurezza alla guida, magari facendo riferimento alla recente normativa in tema di patente a punti. Proprio in previsione del pagamento delle infrazioni al codice, la policy deve poi indicare le regole di addebito (se, cioè, l’azienda si faccia carico o meno delle multe e in che misura) e, in caso di pagamento da parte del dipendente – che è il più frequente – descrivere la procedura per la ricezione, la comunicazione, l’addebito e l’eventuale contestazione da parte del dipendente delle multe ricevute, prevedendo in quest’ultimo caso una lettera di manleva che sollevi l’azienda da eventuali conseguenze legali.

La terza e ultima parte di una car policy è costituita dalla procedura d’ordine e di gestione, che regolamenta il processo di trasmissione e raccolta informazioni al/dal dipendente-utilizzatore, di ordine e di ritiro della vettura e di invio e ricezione della documentazione. E’ il processo che fa capo al fleet administrator (interno o in outsourcing) e che descrive la gestione amministrativa e l’interfaccia con i dipendenti per la traduzione in una procedura operativa dei principi e delle regole contenute nella policy. In questa sezione del documento l’assegnatario auto troverà risposte a domande quali: cosa devo fare per ordinare la macchina? A chi mi devo rivolgere? Come faccio ad avere una pre-assegnazione? Chi mi informa e mi aggiorna sui tempi di consegna? Cosa devo fare per ritirare la vettura?

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