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Travel e mobility management, oggi funzioni integrate in azienda

Travel e mobility management: quale futuro? Abbiamo sempre indicato il ruolo del travel manager come importante per l’attuazione di una gestione efficiente ed efficace dei viaggi di lavoro. Quanto vale in tempi di Covid-19? Sicuramente il blocco quasi totale delle attività produttive, e di conseguenza dei trasporti, ha realizzato un vecchio adagio di settore, ovvero che «la miglior trasferta di lavoro è quella che non si fa». Tant’è, i viaggi d’affari durante il Coronavirus si trovano al giro di boa epocale anche nel ruolo professionale. E’ la fine dei modelli tradizionali e la nascita di una nuova company mobility in cui le competenze si riuniscono nel reparto HR, compresi il risk e security management.

Con il docente Dario Bongiovanni, proseguiamo la serie di articoli mirati a trattare argomenti di approfondimento del business travel. Parliamo quindi di un’evoluzione più che mai necessaria in azienda e molte volte annunciata negli anni passati.

Travel e mobility management oggi

Se fino a ieri il business travel aziendale era un’attività complessa probabilmente in futuro alcune logiche saranno destinate ad intensificarsi. Già da tempo era sotto gli occhi di tutti il fenomeno dei servizi “ancillari”, che tendeva a “scorporare” il costo base del biglietto da servizi aggiuntivi, raramente recepiti dalle policy ma rendicontabili da parte dei fornitori.

Probabilmente in futuro questo fenomeno sarà destinato ad incrementarsi e non si esclude a priori che il mantra del “distanziamento sociale” possa diventare un’ancillary. Di conseguenza, le aziende potrebbero dovere (e volere) pagare per avere un posto vuoto di fianco al proprio viaggiatore.

Il travel manager, dunque, in questo periodo ha molto tempo per poter studiare e costruirsi modelli di consumo più veritieri – sempre che abbia a disposizione dati e strumenti per elaborarli – di quelli precedenti.  Presumibilmente, all’atto della ripresa, le aziende avranno il retropensiero di continuare a risparmiare sui costi, confrontandosi con modelli di pricing che andranno nella direzione opposta. Soprattutto cancellando i modelli di benchmark di qualche mese fa.

Mobilità aziendale integrata

Una corretta ed efficiente mobilità integrata aziendale rispetta il fondamentale obiettivo di mettere a disposizione dei propri dipendenti mezzi e strumenti per essere fisicamente al posto giusto nel momento richiesto, nel modo migliore e più sicuro.

Si è sempre detto che la figura del(la) “mobility manager” sarebbe stata l’evoluzione naturale di quella di travel manager. Ebbene, forse quel momento è arrivato da solo, facendoci toccare con mano la necessità di doverci adeguare, purtroppo “obtorto collo” e non per convinzione.

Il ruolo di mobility manager è quindi destinato ad essere sempre più importante in una moderna gestione aziendale e prevede competenze specifiche di settore e non, da applicare in modo orizzontale alla quasi totalità dell’azienda.

Viaggi d’affari e loro complessità

Già prima dell’esplosione della pandemia il mercato (inascoltata Cassandra) lanciava segnali e spingeva le aziende verso la logica evolutiva del vedere la trasferta nella sua totalità. Perciò di parametrarne i costi non solo diretti, ma anche indiretti e di processo, oltre che ad integrarli con quanto contenuto nelle note spese.

L’asse di interesse si sposta quindi dal “semplice acquisto” di un servizio di viaggio aereo, alberghiero (business travel), alla gestione della trasferta nella sua complessità e con tutte le sue implicazioni dirette ed indirette.

In questa accezione, il business travel (come sopra definito) diventa uno degli elementi che compongono la trasferta.

Business travel: fine dei modelli tradizionali

Il presidio della “company mobility” riveste un’importanza sempre maggiore nelle aziende.

In tempi di congiuntura e non, poter mappare a tutto tondo un importante sistema di costo/investimento diventa un supporto fondamentale per il raggiungimento degli obiettivi strategici aziendali.

Se prima della pandemia i modelli tradizionali di gestione dei viaggi d’affari avevano di fronte a loro un futuro a medio-corto termine, in tale situazione è di fatto stata decretata la loro inadeguatezza. Di conseguenza, la loro fine.

La “company mobility integrata” è pertanto il vero “as is” del settore, oltre che lo sbocco di crescita ideale.

Coinvolgimento di più reparti in azienda

La “company mobility” integrata prende in esame qualsiasi tipologia di trasferta effettuata in azienda. Nell’ambito della stessa, considera tutte le tipologie di spese che le fanno riferimento. Fungendo così da denominatore comune a tutti i reparti interni coinvolti nel processo.

È pertanto fondamentale poter far sì che le aziende ed i mobility manager siano formati su tematiche ed opportunità alla base del fenomeno evolutivo.

Dal gettare le basi del ruolo del mobility manager che ingloba al suo interno le competenze e le skill del travel manager, al contestualizzare tutto quanto concorre a definire la mobility aziendale. Dal mappare le implicazioni aziendali dirette ed indirette del ruolo, fino a rivedere sotto una forma diversa la logica di approccio a fornitori e partner.

Mobility manager: una gestione nuova dei viaggi aziendali

I paradigmi di approccio alla gestione del business travel devono necessariamente essere rivisti, al fine di poter essere “ripresi” ed integrati nella più complessa logica di gestione della “company mobility”.

A titolo esemplificativo ma non esaustivo, se molteplici sono i fattori che concorrono alla definizione della trasferta  -il loro numero, gli utenti, i voli, taxi, pasti -, altrettanto molteplici sono le procedure che cercano di governarne i costi afferenti: travel policy, car policy, normativa di trasferta, Csr policy.

Rischio e sicurezza: la prima voce dei viaggi di lavoro

In cima a tutte le procedure dobbiamo ritenere ormai come sempre maggiormente presente e ramificata in tutti i processi aziendali, quindi in particolar modo in quello di trasferta, quella di risk and security. Avremo:

Criticità di tipo strutturale:

  • difficoltà di intervento sull’intera filiera aziendale (tema riconducibile al commitment);
  • difficoltà di tipo “tecnico”, legate a sistemi (interni-esterni all’azienda e/o di diversi fornitori) che non si parlano tra di loro;
  • scarsa propensione aziendale all’investimento nel settore (una costante del settore);

Criticità di presidio:

  • difficoltà nella raccolta, nella gestione e nell’interpretazione dei dati generati;
  • problematiche relative a fornitori non adeguati ad approcciare un certo tipo di progetti;

Ecco che l’analisi delle diverse dimensioni (interne ed esterne) coinvolte nel processo porta ad individuare il reparto HR come ideale per la collocazione del presidio della mobility aziendale. In rapporto costante con altri uiffici più vicini al mercato ed in grado di monitorarne la continua evoluzione.

Travel e policy e tecnologie del business travel a cura di Dario Bongiovanni

La travel policy

Le tecnologie del business travel

Leggi a pagina 20 su Mission 3 l’articolo integrale sull’evoluzione del travel manager

MISSION 3/2020

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