Il travel & expense management entra nell’era dell’automazione operativa. Dopo anni di annunci e progetti pilota, l’intelligenza artificiale si sposta dai laboratori digitali ai processi quotidiani di gestione di trasferte e spese, dove il tema non è più la tecnologia in sé, ma la sua integrazione sicura e coerente con le regole di governance.
È in questa direzione che SAP Concur amplia le proprie soluzioni con nuove funzionalità basate sull’intelligenza artificiale, presentate alla Global Business Travel Association (GBTA) Convention 2026, andata in scena a Chicago. L’obiettivo dichiarato è ridurre il lavoro manuale, aumentare la visibilità sulla spesa e aiutare travel manager e team finance a prendere decisioni più rapide e informate.
L’evoluzione si inserisce in un percorso nel quale SAP Concur utilizza da anni l’AI insieme a dati reali di travel & expense, workflow connessi e processi aziendali strutturati. Secondo IDC, SAP si è classificata al primo posto a livello mondiale nel mercato del software per la gestione di viaggi e spese, con una quota del 48,1% nel 2025. A rafforzare il quadro competitivo è arrivato anche un altro riconoscimento: SAP Concur ha ottenuto il primo posto nel G2 Fall 2026 Expense Management Grid, guidando 40 report di categoria sulla base di oltre 7.000 recensioni che citano facilità d’uso, automazione, visibilità sulla spesa e integrazione travel.
Dall’automazione delle attività al supporto alle decisioni
Una delle novità principali riguarda un nuovo dashboard con assistenza AI pensato per chi gestisce viaggi e spese per conto di altri, tipicamente gli assistenti esecutivi. Prenotazioni, richieste di approvazione e note spese relative a più viaggiatori vengono riunite in un unico ambiente, mentre l’intelligenza artificiale individua le priorità e suggerisce i passaggi successivi. Secondo SAP Concur, il sistema può ridurre fino al 25% le ore dedicate alla risoluzione dei problemi. La funzionalità è disponibile per i clienti early adopter, con disponibilità generale prevista nel terzo trimestre 2026.
«L’intelligenza artificiale sta entrando in una fase nuova: non si tratta più soltanto di utilizzare un assistente per ottenere informazioni o generare contenuti, ma di integrarla direttamente nei processi nei quali ogni giorno vengono prese decisioni e gestite attività operative», commenta Andrea Piccinelli, Head of SAP Concur Italia. «Nel travel & expense questo significa poter ridurre il lavoro amministrativo e, allo stesso tempo, aumentare la qualità delle decisioni, perché l’AI opera all’interno di workflow, dati e policy aziendali».
L’AI viene inoltre applicata all’approvazione delle note spese. La nuova soluzione evidenzia le richieste che presentano maggiori elementi di rischio e mette a disposizione degli approvatori informazioni sui rischi, sull’andamento della spesa e sulla cronologia delle approvazioni. L’obiettivo è concentrare le verifiche sulle situazioni che richiedono maggiore attenzione, migliorando la compliance e riducendo il lavoro manuale. La disponibilità generale è prevista nel quarto trimestre 2026.
«L’automazione ha valore quando libera tempo senza ridurre il controllo», aggiunge Piccinelli. «Per i team finance, la possibilità di concentrare l’attenzione sulle situazioni che richiedono realmente una valutazione, invece di analizzare manualmente ogni singola voce, può cambiare il modo in cui viene gestita la compliance. L’AI deve essere un supporto alla decisione, non una scatola nera che sostituisce la responsabilità di chi decide».
Più coerenza tra policy e processi
Un ulteriore sviluppo riguarda la gestione delle policy di viaggio. Le nuove funzionalità consentono agli amministratori di confrontare le performance del programma con quelle di organizzazioni comparabili, individuare aree di miglioramento e ricevere indicazioni sulle possibili azioni da intraprendere. L’AI può inoltre analizzare i documenti relativi alle policy e individuare eventuali differenze tra le regole definite dall’azienda e la configurazione effettiva dei sistemi. La disponibilità generale è prevista nel primo trimestre 2027.
L’intelligenza artificiale viene applicata anche alla pianificazione dei meeting aziendali. Attraverso Joule, l’assistente AI di SAP, il nuovo Meeting Planning Agent — sviluppato in partnership con Groupize — supporta gli organizzatori nella scelta della destinazione e può segnalare la presenza di grandi eventi che potrebbero incidere su prezzi e disponibilità. Sarà disponibile per i clienti early adopter da settembre 2026, con disponibilità generale prevista nel quarto trimestre.
L’asse con Amex GBT e le novità globali per il BT verso il 2027
A Chicago, il pacchetto di annunci italiano si inserisce in una cornice più ampia, condivisa a livello globale con American Express Global Business Travel (Amex GBT), nell’ambito dell’offerta congiunta Complete by SAP Concur and Amex GBT. Le due aziende hanno introdotto un ulteriore set di innovazioni pensate per aiutare i viaggiatori a gestire meglio le interruzioni di viaggio, dare ai travel manager maggiore visibilità sulle performance dei programmi e permettere alle organizzazioni di ottenere più valore dai propri investimenti in mobilità.
Tra le novità globali non riprese nel comunicato italiano:
- Gestione unificata delle disruption di viaggio: notifiche, assistenza, live chat e modifiche self-service dei viaggi sono ora accessibili in un’unica esperienza in-app, per aiutare i viaggiatori a restare informati e produttivi quando i piani cambiano. Disponibile da subito per i clienti early adopter, con disponibilità generale prevista per il primo trimestre 2027.
- Leakage reporting sulla home page del travel manager: combina i dati di Concur Travel e Amex GBT, incluse le prenotazioni offline, per offrire una visione più completa di spesa e prenotazioni “fuori canale”.
- Novità su perks e benefit dei fornitori: le offerte supplier sono disponibili da agosto 2026, mentre i benefit sono in fase early adopter da agosto 2026, con disponibilità generale prevista nel quarto trimestre 2026.
A completare il quadro delle iniziative AI di SAP Concur negli ultimi mesi figurano anche l’Expense Report Validation Agent, che guida gli utenti nella compilazione delle note spese, effettua controlli automatici di accuratezza e spiega in linguaggio naturale le eventuali segnalazioni di non conformità, e un controllo anti-frode configurabile che analizza le ricevute per individuare segnali di generazione tramite intelligenza artificiale o strumenti online, inoltrando i casi sospetti a un revisore umano — una risposta diretta al crescente rischio di frodi documentali basate su AI generativa.
Il posizionamento competitivo
Le fonti di settore internazionali inquadrano questa ondata di annunci anche in chiave competitiva: SAP Concur punta a consolidare la propria leadership rispetto a rivali come Navan, Emburse, Coupa, Workday, Oracle, Expensify e Ramp, puntando su integrazioni dirette con i fornitori di viaggio come evoluzione del più datato strumento di gestione della leakage, TripLink.
La visione
«Il vero salto di qualità dell’AI nel business non sarà determinato dal numero di attività che riusciremo ad automatizzare, ma dalla capacità di collegare automazione, dati e contesto», conclude Andrea Piccinelli. «Nel travel & expense significa aiutare le persone a lavorare meglio, offrire ai team finance maggiore visibilità sulla spesa e consentire alle aziende di applicare le proprie policy in modo più coerente. È così che l’AI può diventare una leva concreta di efficienza, controllo e qualità delle decisioni».
