Le imprese si preparano ad affrontare nuove pressioni sui costi dei viaggi di lavoro nel 2027. In questo scenario, le risorse umane sono chiamate a svolgere un ruolo strategico nella definizione delle politiche aziendali, affinché il controllo della spesa non si traduca in procedure difficili da rispettare o in un peggioramento dell’esperienza dei dipendenti.
A evidenziarlo è una ricerca presentata da Business Travel Show America, secondo cui il 45% dei 204 acquirenti di viaggi aziendali intervistati nel giugno 2026 prevede un aumento della spesa per trasferte nel 2027 rispetto all’anno precedente. Il 49% del campione dichiara che i costi sono rimasti in linea con le aspettative, mentre il 30% segnala spese significativamente superiori alle previsioni.
I dati indicano una crescente attenzione alla gestione dei budget, ma suggeriscono anche la necessità di ripensare le modalità con cui le aziende pianificano e regolano gli spostamenti professionali. La ricerca, tuttavia, non specifica la composizione geografica del campione e non può quindi essere considerata rappresentativa del mercato britannico o di altri singoli Paesi.
Travel policy: il rispetto delle regole parte dalla loro applicabilità
Per affrontare queste criticità, Chloe Carver, responsabile della consulenza sui viaggi aziendali presso Acquis Consulting, invita le organizzazioni a coinvolgere più funzioni nella progettazione delle policy. Risorse umane, finanza, contabilità fornitori e dipendenti che viaggiano frequentemente dovrebbero contribuire alla definizione delle regole, mettendo a confronto esigenze operative, obiettivi economici e condizioni reali degli spostamenti.
Il principio è semplice: una politica può funzionare soltanto se le persone sono in grado di comprenderla e applicarla nella pratica.
Carver sottolinea infatti che le regole difficili da rispettare, oppure mai applicate in modo coerente, rischiano di perdere efficacia. Per questo, la definizione di limiti e procedure dovrebbe tenere conto delle necessità effettive dell’attività aziendale, evitando vincoli che non trovano riscontro nelle opzioni concretamente disponibili.
L’obiettivo non è rinunciare al controllo dei costi, ma costruire un sistema nel quale le esigenze di risparmio siano compatibili con le necessità dei dipendenti e con gli obiettivi dell’organizzazione.
Dalla prenotazione ai rimborsi: processi coerenti e regole trasparenti
Tra gli aspetti centrali rientra la coerenza tra le disposizioni aziendali e gli strumenti utilizzati per prenotare i viaggi, presentare le spese e ottenere le autorizzazioni.
Se una policy impone tariffe, itinerari o modalità di prenotazione che i sistemi aziendali non consentono di trovare facilmente, il rischio è che i dipendenti incontrino ostacoli anche quando intendono rispettare le regole. Percorsi di approvazione poco chiari e procedure non coordinate possono inoltre generare richieste aggiuntive, ritardi e difficoltà per i responsabili chiamati a verificare la conformità delle trasferte.
Per ridurre queste criticità, le aziende dovrebbero verificare che le opzioni previste dalle policy siano effettivamente prenotabili e che i processi di autorizzazione e rendicontazione siano allineati.
Altrettanto importante è comunicare le ragioni alla base delle regole. Spiegare perché vengono introdotti determinati limiti, quali obiettivi economici perseguono e in quali circostanze sono ammesse eccezioni può aiutare i dipendenti a comprendere le decisioni aziendali e a gestire le trasferte con maggiore autonomia.
Il ruolo strategico delle travel policy
Le politiche di viaggio non riguardano soltanto la spesa: incidono anche sull’organizzazione del lavoro, sul tempo impiegato negli spostamenti e sull’esperienza complessiva dei dipendenti.
Per le HR, questo significa contribuire alla definizione di procedure che tengano insieme sostenibilità economica, chiarezza organizzativa e necessità operative. Il confronto con chi viaggia regolarmente può aiutare a individuare i punti in cui le regole generano difficoltà evitabili e a distinguere i vincoli realmente necessari da quelli che complicano inutilmente il processo.
Anche il coinvolgimento dei responsabili finanziari e delle funzioni amministrative può favorire un’applicazione più uniforme delle disposizioni, riducendo le ambiguità tra quanto previsto formalmente e quanto avviene nella quotidianità.
In un contesto in cui molte organizzazioni prevedono un aumento dei costi delle trasferte, la sfida per le imprese sarà quindi duplice: contenere la spesa e, allo stesso tempo, garantire che le regole siano realistiche, comprensibili e coerenti con le esigenze del business.
La direzione indicata da Acquis Consulting è quella di superare un approccio esclusivamente prescrittivo. Una policy efficace non si limita a stabilire che cosa i dipendenti possono o non possono fare: mette a disposizione strumenti, alternative e procedure che consentano loro di agire correttamente.
Per le risorse umane, rendere praticabili le politiche di viaggio significa trasformare le regole da semplice strumento di controllo a parte integrante dell’organizzazione del lavoro, con benefici potenziali sia per la gestione dei costi sia per la qualità dell’esperienza dei dipendenti.
